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A importância de gerenciar os e-mails



25/05/2011


 

Com o avanço tecnológico e o permanente lançamento de produtos e ferramentas que facilitam o cotidiano das pessoas, o uso da internet tornou-se essencial para a comunicação e agilidade nos negócios. Informações de clientes e colaboradores circulam instantaneamente, por meio de mensagens eletrônicas. Porém, para que esses e-mails sejam localizados rapidamente é preciso que o usuário possua uma caixa de entrada organizada, evitando desperdício de tempo e oportunidade.

Hoje, existe uma invasão de spam, vírus, lista de discussões e mensagens automáticas, que sobrecarregam as caixas postais eletrônicas. Para que o profissional não se perca diante da diversidade e fluxo constante no recebimento de dados é preciso filtrar, selecionar e organizar os e-mails. Para isto, o administrador e especialista em implantação de software, Augusto Campos, desenvolveu algumas técnicas de gerenciamento a fim de esvaziar a caixa de entrada para que cada uma das informações possa ser processada adequadamente. 

Para manter uma caixa postal organizada e limpa é fundamental remover spam, vírus e outras mensagens indesejadas. “O usuário deve evitar a entrada de informações inúteis. Ele precisa guardar apenas o que será utilizado para consultas posteriores”, observa Campos. Para facilitar a vida dos internautas, alguns correios eletrônicos já disponibilizam ferramentas anti-spam que direcionam esses e-mails para o lixo. 

Listas de discussões e mensagens automáticas de notificação são grandes vilões que sobrecarregam as caixas de entrada. Muitos profissionais, que integram essas listas, têm o habito de arquivar as mensagens para uma consulta posterior. Nesse caso, o especialista recomenda criar pastas específicas para organizar e armazenar esses e-mails. 

Campos orienta ainda que na caixa de entrada principal, o profissional deixe apenas mensagens que constem do seu endereço eletrônico como destinatário e os e-mails de remetentes especiais como: diretoria, líderes de projeto e outros de igual relevância. “A prática ensina que quando alguém inclui seu endereço pessoal nos campos “To:” ou “Cc:” da mensagem, ela tem interesse especial”. Assim, é fundamental filtrar todas as informações e as desviar para a caixa postal principal, para que possam ser lidas prioritariamente. Isso permite também que o usuário localize mensagens importantes e urgentes com mais facilidade.

“O gerenciamento é fundamental para o profissional que preza pela produtividade, aproveitamento do tempo e agilidade nos negócios. Separar e identificar as mensagens importantes e urgentes deve ser uma tarefa diária a fim de se manter a organização e o bom funcionamento do e-mail”, recomenda o especialista. 


Fonte: CRC - SP

 



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