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POR QUANTO TEMPO DEVO GUARDAR DOCUMENTOS NA EMPRESA?



06/06/2016


O ambiente empresarial brasileiro está envolto cada vez mais em processo de relacionamento eletrônico entre as instituições que o compõem. Não se imagina mais ser atendido por uma “telefonista” simpática que esclarece dúvidas e presta assistência a clientes, consumidores e colaboradores das empresas.

Embora essa tendência esteja cada vez mais presente em nossas vidas e no mundo empresarial, ainda há certo número de informações mantidas em papéis, formulários e outras tantas fichas Brasil afora. Neste cenário encontram-se os documentos legais e contábeis das empresas.

Os departamentos de contabilidade das empresas e os escritórios de contabilidade terceirizados têm responsabilidade quase que vitalícia pela guarda de certos documentos. 

Os livros, fichas e documentos deverão ser mantidos pelo contribuinte até que o direito de a Fazenda Pública proceder ao lançamento do imposto tenha sido atingido, pela decadência. O direito de proceder ao lançamento do imposto de renda, de acordo com o artigo 173º do CNT (Código Nacional Tributário) extingue-se após cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado.

Em outras palavras, seis anos após a escrituração. 

Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a estes exercícios (artigo 37º da lei número 9.430/96). Isso ocorre, por exemplo, com empresas que executam obras de longa duração como construção de usinas hidrelétricas ou incorporação de prédios ou loteamento de terrenos.

Por mais longo que possa parecer este arquivamento, existem outros que o superam, como por exemplo: os documentos relativos aos empregados das empresas e ao INSS.

Para facilidade de entendimento de matéria tão complexa, o quadro abaixo pode auxiliar o empresário a gerenciar suas obrigações.

Tempo de guarda do documento:

3 anos

- CAGED.

- CIPA - Folhas de Votação.

- Ficha de Acidentes de trabalho.

5 anos

- Comunicação de Dispensa de empregado.

- CIPA - Anexo I.

- Contribuição Sindical.

- DIRF.

- Relatórios de Acidentes do Trabalho.

10 anos

- Atestado médico de gestante.

- Ficha de salário maternidade.

- RAIS.

- Convênio Salário Educação.

20 anos

- PPRA.

30 anos

- Documentos relativos ao FGTS.

Embora não haja previsão legal, devem ser mantidos pelo empregador por tempo indeterminado, a folha de pagamento dos empregados, os livros de inspeção do trabalho e o livro registro de empregados.




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